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Office 365 y trabaja en equipo estés donde estés

Seguramente a estas alturas de la crisis del coronavirus covid-19 todos tenemos claro que la coordinación de equipos y la gestión en la distancia es una necesidad imperiosa. Hace días te explicábamos cómo afrontamos en Uup el teletrabajo durante el confinamiento del coronavirus. Hoy profundizamos más en la operativa diaria y te contamos cómo trabajamos de manera cooperativa y coordinamos a todo el equipo con el paquete Office 365.

¿Qué es Office 365?

Antes de seguir vamos a explicar brevemente qué es y para qué sirve Office 365. Estamos hablando del que seguramente sea el software más popular del mundo, así que no vamos a descubrirte nada hablando de Word, Excel, PowerPoint, Outlook y compañía. El valor añadido de Office 365 es que contamos con la versión premium de estas herramientas, tenemos la opción de acceder a ellas desde cualquier dispositivo (Windos, Mac, IOs y Android) y, contamos además con espacio de almacenamiento en la nube y seguridad avanzada. Te lo hemos explicado de manera resumida, pero vamos a ver en más profundidad para qué sirve Office 365 y por qué consideramos que es una herramienta perfecta para que utilices en tu equipo.

Un buen momento para optimizar la gestión de tu equipo

A estas alturas de la partida, las empresas debemos estar preparadas para escenarios de desastre y contención que nos permitan asegurar el servicio a nuestros clientes trabajando de forma colaborativa. Si te ha pillado el toro y no tenías todo a punto, este es un buen momento para ponerte manos a la obra. Una vez pasada la primera semana de locura, las empresas tenemos que intentar normalizar nuestra situación en la medida de lo posible.

¿Qué software elegir para coordinar a nuestros equipos?

Actualmente existen multitud de opciones para optimizar el trabajo en equipo y su coordinación. Estos son cinco aspectos básicos que consideramos que deberías tener en cuenta al elegir tus herramientas de trabajo:

  1. Compatibilidad con tus herramientas y procesos actuales.
  2. Cumplimiento de la legislación vigente.
  3. Garantías de seguridad.
  4. Capacidad de adaptarse a tus necesidades reales.
  5. Facilidad de uso. 

Tras barajar varias opciones, en Uup hace tiempo que hemos optado por el paquete Office 365. Este paquete nos dio garantías en el cumplimiento legislativo y era perfectamente compatible con nuestros equipos. Además, MICROSOFT está avalado por la Agencia de Protección de datos dando garantías adecuadas en el cumplimiento LOPD-GDD y se incluye dentro del esquema nacional de seguridad.

Por otro lado, su principal ventaja es que permite hacer planes mixtos dentro de la empresa. Esto nos permite mantener el correo corporativo básico para aquellas personas que no necesiten herramientas colaborativas o no precisen teletrabajar mientras que podemos aplicar office 365 a las personas del equipo que sí lo necesiten. De esta forma se puede ir haciendo una inversión escalable de acuerdo a la necesidad real en cada empresa y en cada momento.

qué herramientas tiene Office 365

Qué herramientas tiene Office 365

Office 365 surgió como un tipo de correo electrónico que incluye la sincronización de todos los elementos enviados y recibidos en todos los dispositivos pero poco a poco ha ido añadiendo aplicaciones y te permite:

Crear un punto de documentación para toda la empresa en remoto.

Una de las herramientas que más utilizamos en nuestro día a día es el Sharepoint. Esta aplicación te permitirá tener localizados y accesibles todos documentos oficiales de tu empresa. Sharepoint además de servirte para compartir información te permite crear sitios corporativos con  aspecto amigable y de forma muy sencilla e intuitiva.

Disponer de un espacio individual por usuario.

Además de contar con este espacio común, la opción One drive permite que cada usuario cuente con su propio espacio de 1Tb en la nube. De esta manera cada miembro de tu equipo puede compartir documentos de trabajo con otros compañeros e incluso con personas ajenas a la organización como clientes y colaboradores. Uno de los aspectos que más nos gusta de este sistema es que pide una autenticación vía correo para garantizar la seguridad de los documentos. El sistema puede utiliza además tus huellas y detección facial para acceder a tus documentos. Como señalábamos en el punto 3, la seguridad debe ser un aspecto que debes tener muy en cuenta en estos momentos.

Cómo coordinar equipos de trabajo con Office 365.

Office 365 te permite asignar permisos y crear una red interna de colaboración en la que podamos incluir a todos aquellos colaboradores/clientes con los que tengamos que trabajar. Y volvemos a repetir: siempre desde el enfoque de la seguridad. Una vez hemos configurado nuestro equipo de trabajo podemos ponernos a trabajar con las distintas herramientas que tenemos disponibles.

Seguir manteniendo reuniones de equipo a distancia.

Gracias a la herramienta Teams dispones de un chat privado con el que comunicarnos y hacer reuniones a distancia. Puedes crear tantos canales como desees: por proyecto, por departamento, por cliente. La herramienta permite además compartir pantalla, tomar el control de la presentación y grabar las reuniones de manera muy sencilla

Trabajar con calendarios compartidos

Otro de las herramientas que más te pueden aportar si trabajas en equipo son los calendarios compartidos con el ya conocido Outlook. Dede aquí podrás ver disponibilidad del equipo, y agendar reuniones y tareas. Aquí poco más que añadir, calendarios sincronizados con alertas y todo tipo de funcionalidades. Además de la opción de poder añadir calendarios propios.

Gestionar proyectos y tareas con Planner

La herramienta Planner de Office 365 nos permite trabajar de forma colaborativa asignando tareas y fechas. Su interfaz nos permite conocer trabajar por columnas en las que ubicamos las tareas en curso. A estas tareas podemos asignarles fechas, responsables, etiquetas y listas de comprobación para poder entender de un vistazo el estado en el que se encuentran.

Conocer la opinión de clientes, colaboradores y equipo

Con la herramienta Forms podemos crear formularios online que nos permiten obtener información y opiniones sobre el tema que queramos.  Esta herramienta es muy útil para obtener feedback de manera ágil y sin tener que estar enviando y recibiendo multitud de documentos.

Cómo se trabaja con Office 365

Como implementar Office 365 en una empresa

Siempre da vértigo y pereza incorporar nuevas herramientas a la empresa. Las barreras de entrada con Office 365 se reducen ya que seguramente no tengas que cambiar mucho tu forma de trabajar.

Un gran punto a favor de este paquete es que se puede probar de manera escalable, empezando con una cuenta. Lo más lógico es empezar por dirección, administración, ventas y puestos que necesiten teletrabajar o realizar una gestión coordinada. Las cuentas de Office 365 se pueden mezclar con cuentas básicas de correo, destinando a cada persona los recursos que realmente necesita.

Por lo tanto, nosotros aconsejamos empezar probando. Que una persona o departamento hagan de conejillo de indias y empiecen a trabajar. Plantea un periodo de prueba y fija una fecha de evaluación. Tras esto, puedes valorar su implantación en el siguiente grupo y así hasta que alcances la configuración óptima.

Con office 365, además, podemos prescindir de las licencias de escritorio y pagar por usuario. Esto conlleva mayor agilidad puesto que no se hace una inversión para siempre sino por usuario realmente activo. Por supuesto, puedes dar de baja las licencias que queden en desuso.

Otro aspecto interesante es que la herramienta nos permite hacer evaluaciones del uso que las personas hacen de la misma.

Para quién aconsejamos office 365

Ahora es el momento del teletrabajo. Es posible que te hayas visto obligado a trabajar desde casa. Está claro que Office 365 es una gran opción si quieres teletrabajar.
Además de esto, incluso compartiendo oficina, es una herramienta perfecta para equipos que quieran trabajar de forma colaborativa. Office 365 nos permite realizar nuestras tareas de forma organizada, con dato compartido, pudiendo trabajar online varios compañeros a la vez el mismo archivo, y todo con unas grandes medidas seguridad.

Office 365 cuenta con versiones pensadas tanto para pequeñas empresas como para grandes corporaciones, con su paquete Office 365 Enterprise.

Éstas son solo algunas de las ventajas que nos aporta y todo ello siempre trabajando de forma remota en la nube y con un enfoque de permisos y usuarios que asegure la continuidad de nuestro negocio.

¿Necesitas ayuda para implantar Office 365?

¿Qué te parece la herramienta? Creo que ya ha quedado claro, pero nosotros estamos muy contentos con ella 🙂

¿Tienes alguna duda? Uup somos Silver partner de Microsoft, y podemos aconsejarte y ayudarte a implantar Office 365 en tu empresa. Si te animas, estaremos encantados de escucharte y poder echarte una mano.

Raquel Subirón
Eficacia y protección
24/03/2020

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Víctor Mógica
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24/03/2020

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